Фразы в деловой переписке на английском. Основы деловой переписки на английском

Стоит ли употреблять сокращенные формы глаголов, наподобие I’m вместо I am? В принципе, это допускается, кроме совсем уж жаргонных выражений gonna и wanna. Но все чуть лучше будет, если вы не поленитесь написать полные формы таких словосочетаний с раздельными словами.

Обязательно следует учитывать национальные и региональные различия, но это больше относится к стилистике, чем к лексикону. Правила делового тона или общепринятой вежливости отличаются даже в том случае, когда английский язык чужой для жителей данной местности. Все равно люди ожидают от иностранца соблюдения местного этикета. Далее рассмотрим наиболее крупные регионы земного шара.

1. Великобритания, Германия, другие страны северной Европы, говорящие на языках германской группы. Здесь этикет наиболее близок к британской традиции. Это классическая деловая переписка на английском, примеры которой приводятся в данной статье. Нужна определенная вежливость, краткая и понятная, часто стандартная, в скромном умеренном стиле. Действует правило «не» – лучше отказаться от речевых оборотов, вызывающих сомнения, и не писать лишнего. Подходят такие слегка заумные фразы, как «Should you have questions», «I would appreciate your efforts», «Please do not hesitate». В общем представьте, что вы находитесь в колледже, где учился Гарри Поттер.

1. США, в меньшей степени Канада, Австралия и Новая Зеландия. Традиционно иммигрантские государства привыкли к более простому общению. Вежливые обороты требуются только при общении со старшими по должности коллегами или важными чиновниками, вершащими человеческие судьбы. В остальных случаях надо четко и понятно изложить суть . Нежелательны словесные конструкции с использованием would, should, could и might.

1. Азиатские страны – Китай, Япония, Корея, Индия, Иран, Аравия. Здесь приветствуются самые вежливые формы обращения, вплоть до некоторой угодливости и пространного словоблудия. Особенно при общении с малознакомыми людьми, налаживании новых контактов. Стоит употреблять обороты, подчеркивающие занятость адресата, ваше беспокойство о затраченных силах и времени с его стороны. Например: «I hope this letter finds you well», «I am sorry for bothering you», «Might I take a few of your time». Это производит благоприятное впечатление на жителей южной и восточной Азии.

1. Африка и южная Америка. По ту сторону экватора и ближе к нему привыкли к более живому, семейному стилю. Но без особой грубости и фамильярности. Неплохо бы поинтересоваться, как поживает уже знакомый партнер или коллега, хорошо ли идут дела у его семьи. Умеренный интерес к личной жизни собеседника помогает устанавливать теплые отношения.

Структура делового письма на английском

• Имя составителя или название организации, с адресом – в левом верхнем углу.
• Имя адресата или название учреждения – после пустой строчки.
• Адрес получателя – пропуская пустую строку после предыдущих данных, обычно занимает несколько строчек.
• Дата отправления – на 1-3 строчки ниже или в правом верхнем углу.
• Основной текст – в центральной части страницы.
• Благодарность и приветствие – без пропуска строки или с пропуском после «тела» письма.
• Подпись.
• Имя человека-автора или название отправившей организации.
• Должность составителя текста.

Отступы в начале нового блока или абзаца не нужно делать. Основной текст разделяют на части по смыслу и для удобства прочтения.

Как правило, текст состоит из следующих частей:

• приветствие;
• основное сообщение;
• закрытие темы;
• прощание с собеседником.

Каждую структурную часть желательно начинать с новой строки. Хорошо структурированное послание удобно читать, легче воспринимается смысл. Единственная проблема – экономия места, если необходимо уложиться в одну или две страницы. Чаще такая необходимость возникает, когда письмо предназначено для распечатки на бумаге. В электронных посланиях нет ограничений по длине, и удобство читателя выходит на первое место по важности.

Стоит ли использовать списки? Да, если таковые облегчают понимание или позволяют выбрать в качестве ответа один вариант. Гораздо проще ответить, указав только номер из списка, чем писать пространное сообщение по всем правилам этикета. Занятый человек, для которого вы не слишком важны, может просто не ответить, если придется долго объясняться с собеседником.

Желательно поскорее указать причину написания письма, чего вы хотите, на какую реакцию рассчитываете. Это тоже повышает шансы, что текст дочитают до конца, и ответят по существу. Не выбросят сразу в мусорную корзину длинное малопонятное послание. Другое дело, если собеседник – ваш хороший знакомый, который наверняка будет читать и отвечать. В таком случае допускаются некоторые вольности.

Обращение и приветствие

Поскольку в английском языке нет родов, по фамилии нельзя понять, какого пола человек. Можно понять по имени, но все равно принято обращаться с явным указанием половой принадлежности. Согласно традиционному этикету, это гораздо лучше, чем какие-либо бесполые обращения, которые возможно в скором времени и распространятся из-за растущего количества трансгендеров.

Если имя получателя корреспонденции известно, обычно обращаются так:

• Dear Mr – к мужчине (мистер);
• Dear Mrs – к замужней женщине (мистресс);
• Dear Ms – к незамужней девушке (мисс).

Если неизвестно, как зовут адресата, обращаются Dear Sir к мужчинам, Dear Madam к женщинам. При неизвестной половой принадлежности ставят оба варианта с косой черточкой между ними – Dear Sir / Madam. Непонятное положение женщины обязывает обращаться, как к незамужней . В приличном обществе отсутствие обручального кольца дает повод считать, что эта персона не замужем. В письменной корреспонденции тоже по умолчанию женщина свободна от брачных уз.

К знакомым людям обращайтесь по имени, без фамилии. Например, «Dear John» или «Dear Mary».

Основной текст

Затем следует коротко указать причину составления письма, сообщить будущую тему или обновить в памяти прежние контакты.

Распространенные вводные фразы выглядят так:

• I am writing to inform / confirm / enquire;
• I am contacting you for;
• In reply to (или In accordance with) your request;
• In answer to your question about – в ответ на вопрос;
• Further to our meeting (потом указать время прошедшей встречи);
• With reference to your letter of / telephone conversation (дальше идет дата прибытия корреспонденции или телефонного звонка);

Не помешает краткая благодарность, если есть за что. Затем пора переходить к главной сути послания, особенно если вы собираетесь о чем-то просить.

Бывает необходимо выразить свои сомнения или недопонимание сложившейся ситуации.

Например:

• We are a little unsure about – выражает легкие сомнения;
• We do not fully understand – неполное понимание;
• Could you possibly explain me – желание разобраться в ситуации.

Если отвечаете, положительный ответ примерно такой:

• I am pleased / delighted to inform you (или to announce) that;
• You will be pleased to know;
• We are delighted to tell about;
• I am able to confirm.

Нередко приходится составлять жалобы. В них используются обороты «to express dissatisfaction with», «to complain about».

Привлечь внимание можно таким образом:

• I would like to underline (или draw your attention);
• Please pay attention – более прямое пожелание взять на заметку;
• Please note – совсем краткое напоминание.

Заключительная часть

Здесь надо еще раз подтолкнуть адресата к желаемым действиям, и культурно закончить общение.

Выходить из заочной беседы помогают следующие выражения:

• We would appreciate your immediate attention to this matter – напоминание, что дело требует неотложного вмешательства или принятия решения;
• If you need / require any additional information, please do not hesitate to contact us – пожелание продолжить переписку, если у собеседника возникнут вопросы;
• I look forward for your answer – более прямое напоминание, что вы ожидаете ответа.

Напоминают о намеченной встрече одним из следующих выражений:

• I look forward to – ожидаю с нетерпением;
• I hope hearing from you soon – надеюсь вскоре от вас услышать;
• meeting / seeing you next Monday / Sunday – встретить / увидеть вас в такой-то день недели.

В качестве последних строк перед подписью широко используются стандартные фразы. Собеседнику с неизвестным именем пишут Yours faithfully или Faithfully yours. Если имя адресата известно, Yours sincerely или Sincerely yours (искренне ваш). Популярное «С уважением» переводится на английский Kind regards. «С наилучшими пожеланиями» у англоязычной публики переводится Best regards. Еще часто употребляются более теплые выражения Best wishes и Warm wishes.

Выражения, которые придают вежливый и официальный тон вашему письму

Извиниться за задержку с написанием ответа вы можете следующим образом: I apologise for not getting in contact with you before now. Также не помешает вкратце упомянуть причину, если она серьезная и уважительная. Впрочем, сослаться на занятость получается практически всегда и у всех. Даже если в реальности человек пролежал все время на диване или побывал на курорте.

Благодарность

За полученную корреспонденцию, онлайн-контакт или телефонный разговор благодарят таким образом: Thank you for letter (for contacting me) of the (дальше идет дата). Благодарить за предыдущее письмо желательно с указанием точной даты его отправления. Адресат может вести обширную переписку со множеством людей, и ему будет трудно сразу вспомнить, о чем идет речь. Более вежливая и пространная форма благодарности: I would like to thank you for your letter. Такое красноречие больше подходит при общении с британскими дворянами и азиатскими гражданами.

О событиях реальной жизни вспоминают с благодарностью так: It was a pleasure meeting you (такого-то числа или в такой-то обстановке). За проявленный интерес благодарят Thank you for enquiring.

Соглашение с условиями

Выразить свое согласие вы можете таким образом: We would be delighted (или happy, glad) to… Если все равно придется согласиться, обычно лучше сделать вид, что это ваше личное решение, которое вызывает у вас положительные эмоции.

Просьба

Просьбы и запросы выглядят приблизительно так:

• Could you please tell me;
• Could you possibly let us;
• Please could you send me;
• We are interested in;
• We would like to receive / obtain;
• Could I ask you a favor;
• I would appreciate;
• I would be grateful (или It would be helpful), if you could.

Сообщение плохих новостей

Отрицательный ответ должен быть максимально вежливым:

• I regret to announce (или to inform);
• We are afraid it would not be possible;
• I am sorry to communicate you;
• Please accept our apologies for;
• Thank you for your understanding;
• Unfortunately I can not (или I am unable).

Такая сравнительно длинная фраза, как «After careful consideration we have decided» может предварять и согласие, и отказ.

Предложение своей помощи

• If you wish, we would be happy to… – если пожелаете, мы радостно…
• Would you like us to – хотели бы вы от нас.
• Let us know whether you would like to – дайте знать, хотите ли вы.

Приложение к письму дополнительных материалов

Как дополнение к основному тексту нередко прилагаются копии документов, фотографии. Ценным письмом с уведомлением о вручении могут высылаться и оригиналы – визы, авиабилеты. В этом случае следует перечислить или хотя бы по одному разу упомянуть все вложения. Это диктуют не только правила деловой переписки на английском , но и элементарное беспокойство о сохранности ценностей.

О дополнительных материалах говорят более-менее прямо:

• We enclose – прилагаем;
• We are pleased to enclose – делаем то же самое, но с удовольствием;
• Attached you will find – обнаружите такие-то вложения;
• Please find attached – просьба найти такое-то приложение, и удостовериться, что оно не пропало.

Используемые аббревиатуры в деловой переписке на английском

В деловых письмах следует использовать только общепринятые сокращения, подходящие по стилю. Категорически не подходят аббревиатуры, принятые в неформальной электронной почте и разных мессенджерах . С другой стороны, многие ранее популярные сокращения явно устарели, и отдают древним Средневековьем. Например, латинское A.D. (года божьего) или B.C. (до рождества Христова). От их использования тоже желательно воздержаться. Вряд ли вам придется описывать события, происходившие до нашей эры.

В различных отраслях и сферах деятельности приняты профессиональные аббревиатуры , которых здесь касаться не будем из-за обширности фактического материала.

Географические сокращения

• Apt – квартира.
• Ave – проспект.
• Bldg – здание, строение, корпус.
• Blvd – бульвар.
• Dr – проезд.
• Р.О. – почта (офис).
• Rd – дорога.
• Rte – шоссе.
• Rw – железная дорога.
• Sq – площадь.
• St – улица.

В Америке еще больше обозначений местности, учитывая национальную специфику с развитием всяких автомагистралей, кемпингов и прочих придорожных гостиниц. Избыток географии и недостаток истории накладывает отпечаток на местный диалект. Также американцы используют аббревиатуры штатов, которые пишутся двумя заглавными буквами. Например, NY – штат Нью-Йорк. Штатов в США больше пяти десятков, так что не будем приводить полностью столь длинный перечень.

Обозначения времени

Англоязычные редко используют временную шкалу с 24 часами в сутках. Принято указывать только в пределах 12, с продолжением a.m. – до полудня, или p.m. – после полудня. Во всем мире широко используют обозначение GMT – Гринвичское среднее время, природное для лондонского пригорода Гринвича, где находится крупная астрономическая обсерватория. Америка пользуется также своими стандартными поясными временами: CST – центральное, EST – восточное, MST – горное, PST – тихоокеанское.

Распространены трехбуквенные сокращения дней недели и названий месяцев.

Примеры готовых писем на английском языке

Если писать приходится часто, или это очень важно и вы плохо знаете английский, стоит воспользоваться одним из готовых шаблонов. Можете даже насобирать их целую папку на диске компьютера. Подставляйте собственные данные, и меняйте текст на свое усмотрение.

Образец с адресом

30 Kievskaya Str

Mr Alexander Roshchin

31 Yaroslavskiy Ave

I am writing to you in regard of your enquiry. Please complete registration in order to get full access. With reference to your telephone call on Tuesday, I would like to let you know details in a new private conversation. I look forward to hear you. Thank you in advance.

Yours sincerely,

Vladimir Nezhdanov

Personal Manager

Прием на работу (для кандидата на рабочее место)

Dear (имя получателя),

I was pleased to know that you accepted the position, and you will be joining our team October 8. You will be working with me for the first month, so you will study well your duties. I am looking forward to your ideas. Don’t hesitate to call or write me if you have any questions. Your attentive chief and mentor.

Имя отправителя

Должность

Увольнение с работы

Dear colleagues,

I should inform you know that I am leaving my position at (название фирмы) on (дата). I have enjoyed my job, and I appreciate the opportunity to work with you. Thank you for the support you have provided me. Even though I will miss you and our clients, I am looking forward. Please keep in touch.

Личное имя

Перенос или отмена встречи на работе

Dear colleagues,

Because of unavoidable circumstances, we have to reschedule our meeting to (дата и время). I hope everyone is comfortable with the new schedule. If anybody has a problem, please inform me. I will wait for all of you. Sorry for the caused inconvenience.

Должность

Итоги статьи

В статье была подробно рассмотрена деловая переписка на английском, примеры которой помогут вам быстро составить необходимое письмо. Стандартные обороты – это хорошо, но не стесняйтесь слегка экспериментировать. Если вы остаетесь в рамках делового стиля и элементарной вежливости, «самодеятельность» говорит лишь о приличном знании иностранного языка и богатстве лексикона. Для работодателей бывает важно нанять сотрудника, умеющего мыслить нестандартно.

Здравствуйте, мои дорогие.

Когда мы проанализировали его переписку, то стало понятно, что его манера общения с партнерами при помощи электронных писем была больше похожа на русскую, с привычной фамильярностью и простотой. И если его партнеры поляки и испанцы это ему спускали с рук, то с англичанами и немцами вопрос оставался нерешенным. Назревали межкультурные конфликты и возможность срыва крупных международных контрактов. Вот в тот момент он и обратился ко мне за помощью. Буквально несколько часов изучения правильных деловых писем дали свой результат: письма Вячеслава стали грамотными, а фразы, которые он использовал, были именно тем, что нужно было видеть консервативным англичанам в своем партнере.

Поэтому сегодня я расскажу, как сделать перепиcку действительно эффективной, каких правил придерживаться и какие фразы для деловой переписки на английском языке использовать. В конце дам вам рекомендации по книгам, которые можно использовать для самостоятельного овладения навыками деловой переписки

Правила написания письма

Ведение переписки с зарубежными партнерами требует, как минимум, знания правил деловой переписки на английском языке.

• В начале любого письма в левой части листа необходимо указать свое полное имя, название компании, а также адрес и телефон.
• Ниже указываем адрес получателя, название его компании, и его контактные данные.
• Никогда не забывайте писать дату. Причем в Великобритании принят формат день/месяц/год, а в Америке - месяц/день/год. Будьте внимательны с этим!
• Текст вашего письма должен быть разделен на абзацы. Более того, помните, что в английской деловой переписке нигде не ставится красная строка.
• Начинать письмо нужно с обращения и приветствия, а также с пояснения причин обращения.
• Письмо нужно закончить благодарностью и словами прощания.

Правила - это, конечно, хорошо, но давайте перейдем ближе к практике. Предлагаю начать с основных фраз для обращения.

Полезные фразы и выражения

• Ели вам не известно, к кому конкретно вы обращаетесь, тогда пишите «Dear Sirs » или «Dear Sir or Madam ».
  Если же вы уже знаете имя адресата, тогда смело можете писать «Dear Mr. ...» или «Dear Mrs... .».
• В случае если вы пишите письмо человеку, с которым уже общались или состоите в каких-либо бизнес-отношениях, тогда для начала разговора вам будут полезны следующие стандартные (но тем не менее всегда актуальные) фразы. А чтобы вам было проще, я напишу их с переводом:

Thank you for your e-mail of … - Благодарю Вас за Ваше письмо…

I apologize for not getting in contact with you for a long time … - Я приношу свои извинения, что так долго не связывался с Вами…

With reference to your letter of 24th of August / your article in the «Economist» … - Относительно Вашего письма от 24 августа / Вашей статьи в «Экономист»…

Further to your letter / our meeting … - Отвечая на Ваше письмо… / В дополнение к нашей встрече…

• Как я уже говорила, каждое письмо нужно начинать с объяснения причины, почему вы вообще пишите этому человеку. И для этого можете воспользоваться такими выражениями:

I am writing to confirm / to enquire … - Я пишу, чтобы подтвердить / узнать …
I am writing to apologize for … - Я пишу, чтобы извиниться за….

• В большинстве случаев деловое письмо пишется с просьбой, либо вам нужно согласиться с условиями, или передать информацию. Запишите стандартные фразы для этих случаев.

Could you, please… . - Не могли бы Вы…
I would be grateful if you … - Я был бы благодарен, если бы Вы…
I would be delighted / glad / pleased to … - Я был бы рад…
I am writing to let you know … - Я пишу, чтобы сообщить о…
I am delighted to inform you… - Я рад сообщить Вам…
We regret to tell you that … - К сожалению, должен сообщить Вам, что …

• Если вы в приложении письма высылаете какие-то файлы, то сообщить об этом адресату можно следующим образом:

I / We enclosure… - Я / Мы прилагаем…
In the attachment you can find… - В приложении письма Вы можете найти….

• Заканчивать письмо необходимо словами «Yours faithfully » или «Your sincerely ». Причем первый вариант можно использовать, только если вы обращались к кому-то неизвестному, а второй сочетается с персональными обращениями.

Никогда, я прошу вас, никогда не используйте фразу « Best wishes ». Был у моей подруги один знакомый преподаватель из Англии, который обещал бить - не в прямом смысле, конечно)), - своих учеников каждый раз, когда они пишут эту фразу!

Чтобы вы поняли на практике, я хочу показать вам пример одного из писем, написанного одним из моих учеников.

MATTHEWS Co.
421 Crystal Lane
Texas, III. 85830

Mrs. Elisabeth Kown
Marketing Director
EusoStepGroup Inc.
148 Baltimor Street
Newcastle WIC 37D
England

Further to your letter of 24th of June we would like to confirm your order of 1500 details art. 03-03-439. The order will be delivered within 10 days since the day of the payment. In the attachment you can find an invoice and the contract to get acquainted with. The delivery will be made in terms of INCOERMS 2010.

Look forward to your reply.

Yours faithfully,

Заметьте, в этом письме соблюдены все правила, о которых я говорила раньше. Поверьте мне, официальная переписка по электронной почте не так сложна, как кажется. Вы сможете освоить ее буквально за несколько уроков. А я буду рада помочь вам на этом пути.

Если вам необходимо по максимуму окунуться в мир деловой переписки, постигнуть все ее тонкости и узнать о подводных камнях, то могу вам порекомендовать две современные книги. Они смогут помочь вам разобраться как в формальных, так и в психологических моментах ведения переписки.

Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.

Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!

Подписывайтесь на новости моего блога, и получайте все самые интересные и актуальные новости первыми.

А на сегодня я с вами прощаюсь.

До новых встреч, мои дорогие!

В наш век развития экономики, торговых отношений и бизнеса очень важная роль отводится деловой переписке. Деловые партнеры общаются путем такой переписки, дают отчет, назначают встречи и тому подобное. Сегодня мы расскажем вам о том, как составить деловое письмо и как на него ответить на английском языке.

Деловая переписка на английском языке требует определенных норм и правил. Обратите внимание, как принято писать деловое письмо:

• Разделите весь текст на абзацы, не используя красной строки
• Укажите полное имя отправителя или название компании и ее адрес в верхнем левом углу
• С новой строки укажите имя адресата и название компании, которой адресовано письмо, ее адрес с новой строки
• Тремя строками ниже или в верхнем правом углу укажите дату отправления
• Поместите основной текст в центральной части
• Начните главную мысль письма с причины вашего обращения: «I am writing to you to …»
• Завершите ваше письмо словами благодарности («Thank you for your help…») и приветствием «Yours sincerely,» или "Yours faithfully".
• Поместите полное имя автора и должность спустя четыре строки.
• Поместите подпись автора между приветствием и именем.

С правилами мы разобрались, и у вас в голове сложился определенный план написания деловой корреспонденции. Теперь, чтобы написать такое письмо, просто подставляйте пункты данного плана под свой текст. Теперь давайте рассмотрим примеры деловых писем на английском языке.

Пишем деловое письмо по-английски

Предлагаем вашему вниманию образцы деловых писем на английском, которые помогут вам лучше сориентироваться в нашем плане и в написании письма по этому плану. В написании письма старайтесь быть кратким и лаконичным, пишите сразу по делу, без лишних и долгих предисловий. Не забудьте про приветствие и про вежливый тон. Обратите внимание на образец послания с русским переводом:

Mr Andrew Johnson
Lorac-company
Office 408, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

Mr Johnson (Господин Джонсон),

I’m writing to you to propose you some issues about our common affair (Я пишу вам, чтобы предложить некоторые решения в нашем общем деле). I know where we can find enough people for our construction. (Я знаю, где мы можем найти достаточно людей для нашего строительства). I had spoken with my friend, he is a chief of building company, and he said that he can give us as many builders as we need. (Я говорил со своим другом, он директор строительной компании, он сказал, что может предоставить нам столько строителей, сколько нам нужно). But he would like to get acquainted with you and other our partners. (Но он хотел бы встретиться с вами и другими нашими партнерами).So I scheduled our appointment on Wednesday. (Поэтому я назначил нашу встречу в среду). Please, be kind to come to our office at 7 o’clock. (Пожалуйста, будьте добры прийти в наш офис в 7 часов).

I look forward to get your agreement (Надеюсь получить ваше согласие). My kind regards to your parents and your wife (С наилучшими пожеланиями вашим родителям и супруге).

Yours sincerely,
John Brown
Managing Director

А теперь посмотрим, как можно ответить на такое письмо:

Mr John Brown
Lorac-company
Office 407, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

Mr Brown (Господин Джонсон),

I’m writing to you to say that I thought about your proposal (Я пишу вам, чтобы сказать, что я подумал над вашим предложением). I think it is very good (Я думаю, что это очень хорошо). If your friend offers us as many people as we need, we manage to finish the construction till January (Если ваш друг предоставит нам столько людей, сколько нам нужно, мы успеваем закончить строительство до января). But I am afraid that our partners won’t be able to come on Wednesday, because they haven’t returned from Paris yet (Но я боюсь, что наши партнеры не смогут прибыть в среду, потому что они еще не вернулись из Парижа). Ask your friend if he agrees to meet us without them (Спросите вашего друга, согласен ли он встретиться с нами без них).

I look forward to get your answer (Надеюсь получить ваш ответ). My kind regards to your family (С наилучшими пожеланиями вашей семье).

Yours sincerely,
Andrew Johnson
Managing Director

Как вы можете убедиться, написать деловое письмо совсем несложно, главное — это соблюдение основных правил.

Как писать электронное письмо?

Вы уже знаете, что бумажных почтовых писем давно никто не пишет. Это неудобно и хлопотно. С появлением компьютеров и интернета все перешли на электронную почту. Эта штуковина сделала отправку и получение корреспонденции быстрее и легче. К тому же, преимущество электронного письма состоит еще и в том, что к тексту самого послания вы можете прикрепить необходимый файл с документами, отчетом, аудио и видео материалом. Поговорим о том, как писать электронное письмо.

Типы организаций, куда вы хотите отправить сообщение, бывают разные. Обратите внимание на следующие сокращения:

• gov — правительственная организация
• edu — образовательное учреждение
• org — организация
• com — корпорация, компания
• net — интернет-компания
• mil — военное ведомство

«Шапка» электронного делового письма состоит из следующих пунктов:

• to (получатель)
• from (отправитель)
• cc (копии)
• subject (тема)

Начинаются деловые письма в электронном виде со слов Dear… Mr, Mister, а заканчиваются Best wishes или Best regards .

Существуют также правила, характерные для электронного сообщения:

• Не печатайте текст заглавными буквами; получатель может подумать, что вы кричите на него.
• Не выражайтесь грубо.
• Пишите по существу.
• Предупредите получателя о прикрепленных файлах, иначе он может их не заметить.
• Не злоупотреблять сокращениями и смайликами.
• Писать кратко и лаконично.

Вот те основные тенденции написания деловых писем, о которых мы хотели поговорить. Дерзайте и у вас все получится!

Форма делового письма на английском - это структура написания официального письма на английском языке.

Какое может быть дело без делового письма? Человеку, который собирается связать свою жизнь с английским языком, рано или поздно придется написать подобное письмо, будь то переписка между соискателем и отделом кадров компании или рутинная деловая переписка между подразделениями фирмы. Для изучающих английский официальное письмо кажется рубиконом, который им никогда не перейти. На самом деле здесь нет ничего сложного. Деловое письмо состоит из коротких ёмких фраз и устойчивых выражений. Чем проще написано письмо, тем лучше.

До сих пор многие официальные письма пересылаются по обычной почте, а не электронной. Их еще называют «snail-mail» (письмо-улитка), чтобы подчеркнуть отличие от e-mail. За исключением некоторых различий в форматировании «бумажные» письма пишутся по таким же требованиям, как электронные. Выбор формата бумаги, отступы и шрифты являются общепринятыми и не имеют отличий, когда речь идет о письме на английском.

1. Любое письмо обычно начинается с адреса отправителя. Это может быть официальный бланк компании - тогда адрес уже находится на нужном месте вместе с логотипом. В адрес включается название компании, номер дома, название улицы, города, страны (заглавными буквами) и в последнюю очередь – почтовый индекс. Именно в такой последовательности. ФИО отправителя писать не нужно, они будут обозначены в конце письма. Если вы указываете домашний адрес (например, отправляя резюме), начните с номера квартиры.

2. Далее следует дата. Если письмо писалось в течение нескольких дней, обозначается дата, когда письмо было закончено. Если вы пишете в американскую компанию, используйте формат: месяц, число, год (May 9, 2011). Англичане предпочитают формат: день, месяц, год (7th of July, 2012).

3. Третьим абзацем является адрес получателя. Всегда предпочтительно адресовать письмо определенному человеку – его имя указывается в начале адреса. Как дань уважения, перед именем ставится сокращение обращения: Mr. (мистер, господин), Dr. (доктор), Ms. (мисс, для незамужней женщины), Mrs. (миссис – для замужней женщины или той, чей статус неизвестен). Если вы знаете какое-либо другое звание или титул адресата – вместо предложенных укажите его. Обычно люди не возражают, если указывается звание более высокое, чем реальное. Затем адрес оформляется также, как адрес отправителя (название компании, номер дома и т.д.). И адреса, и дата размещаются по левому краю письма, причем адрес располагается компактно (см. шаблон).

4. Далее следует приветствие и обращение к адресату. Универсальной считается фраза “Dear….,”. “Dear” в данном случае имеет значение «уважаемый». Имя указывается в соответствии с тем, которое было упомянуто в «шапке» письма, с учетом звания. Если вы состоите в продолжительной деловой переписке с человеком, равным по статусу или стоящим ниже вас, допустимо обращение по имени (и даже предпочтительно в американских компаниях) – “Dear Mary”. Если по имени невозможно определить, мужчина это или женщина, постарайтесь уточнить это, позвонив в офис компании, в противном случае используйте полное имя – “Dear Seiko Manoyama”. В случае, если вы пишете нескольким людям, следует обратиться к ним “Dear Sirs”. Обращение представляет собой отдельный абзац. К слову сказать, американцы после обращения не используют запятую – только двоеточие “Dear Mr. White:”

5. В следующем абзаце начинается «тело» письма. Деловая переписка характерна сжатостью. Допустимо небольшое дружественное вступление в 1-2 предложения. Затем – переход к сути. Текст должен быть разбит на небольшие смысловые абзацы, разделенные интервалом.

6. Последний параграф обычно подтверждает идею письма и указывает на необходимость каких-то действий.

7. Прощание также представляет собой отдельный абзац, расположенный через один-два пробела от «тела» письма. Наиболее распространены фразы “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Yours faithfully”, “Best regards”. После любой из этих фраз ставится запятая и делается абзац для подписи. Еще ниже располагаются фамилия и инициалы автора письма печатными буквами. Если после заключительной фразы нет текста, никакие знаки препинания не нужны. Электронное письмо подписать невозможно, поэтому в таком случае дополнительное место оставлять не нужно. Вместо этого добавьте свой номер телефона, электронный адрес и название компании, расположив их ниже имени.

Если копия письма направлена еще какому-либо сотруднику, это следует указать ниже подписи сокращением “cc: JohnSmith”. Если письмо имеет электронную форму, копии не указываются. Приложения к письму обозначаются словом “Enclosure” либо сокращением “Enc: catalog”.

Образец письма

Matryoshka Ltd.
34 Tverskaya street
Moscow, 121121

Mrs. Diana Ross
World Treasures Inc.
100 East 24th Street
Washington, 20024
USA

Dear Mrs. Ross:

I received your address from “The Moscow Times” and would like to propose your cooperation with

our company. We produce Russian nesting dolls called “Matryoshka” that are famous among tourists

visiting Russia. Our dolls are made of sound wood and are colored with natural paint.

The catalog numbers about 500 types of matryoshkas of various sizes.

We offer considerable discounts for our regular customers.

You will find enclosed our latest catalog. We would be happy

to have an opportunity to do business with your company.

Sincerely yours,

Mikhail Smirnov
Senior Manager

Enclosure: catalog

Перевод письма

Уважаемая миссис Росс,

Я увидел адрес Вашей компании в «The Moscow Times» и хотел бы предложить сотрудничество с нашей фирмой.
Мы производим русских национальных кукол «матрешек», известных среди туристов, посещающих Россию. Наши куклы сделаны из цельных пород древесины и выкрашены натуральной краской. В каталоге представлено около 500 моделей матрешек разных размеров. Постоянным клиентам мы предоставляем значительные скидки.
К письму прилагаю наш последний каталог. Будем рады сотрудничеству с Вашей компанией.

С уважением,
Михаил Смирнов
Старший менеджер

Приложение: каталог